第2章 Word 2007文档操作

要在Word 2007中进行文档操作，首先要新建文档，完成文档的编辑后或在操作文档的过程中还需要对其进行保存。本章就来讲解Word 2007文档的新建、保存、打开和关闭等知识，帮助大家掌握Word 2007文档的基本操作。

2.1 新建Word文档

在Word中制作公文、书信或报告时，首先需要新建一个文档。新建的文档可以是一个没有任何内容的空白文档，也可以是根据Word中的模板新建的包含某些固定内容或格式、具有某一特定作用的文档，还可以是根据已有的文档新建的一个与之类似的文档。

2.1.1 新建空白文档

新建一篇空白文档主要有如下两种方法。

启动Word 2007，按【Ctrl+N】组合键。

启动Word 2007，单击“Office”按钮，在弹出的“Office”菜单中选择“新建”命令，打开“新建文档”对话框，在左侧的“模板”栏中单击“空白文档和最近使用的文档”选项卡，在中间的窗格中选择“空白文档”选项，再单击按钮即可新建一篇空白文档。

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使用“Office”按钮创建一篇空白文档。

STEP 01. 选择命令。在Word 2007的工作界面中单击“Office”按钮，在弹出的“Office”菜单中选择“新建”命令，如图2-1所示。

STEP 02. 选择选项。在打开的“新建文档”对话框左侧的“模板”栏中单击“空白文档和最近使用的文档”选项卡，在中间的窗格中选择“空白文档”选项，单击按钮即可创建空白文档，如图2-2所示。

2.1.2 新建基于模板的文档

为了提高工作效率，可以使用Word 2007提供的文档模板，如信函、报告和简历等快速创建出有固定样式和内容的文档。

要使用模板创建文档，可在“新建文档”对话框左侧的“模板”栏中单击“已安装的模板”选项卡，在中间的窗格中选择需要的模板样式，最后单击按钮，即可新建一个基于该模板的文档。

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在Word 2007中基于传真模板新建一篇文档。

STEP 01. 选择命令。启动Word 2007，单击“Office”按钮，在弹出的“Office”菜单中选择“新建”命令，打开“新建文档”对话框。

STEP 02. 选择选项。在左侧的“模板”栏中单击“已安装的模板”选项卡，在中间窗格中选择“凸窗传真”选项，单击按钮，如图2-3所示。

STEP 03. 制作传真。返回工作界面，可看到新建了一篇基于凸窗传真模板的文档，如图2-4所示，在打开的模板中根据提示即可制作传真。

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在“新建文档”对话框左侧的“Microsoft Office Online”栏中选择相应的选项，可在网络中下载相应的模板。

2.1.3 新建博客文档

Word 2007提供了制作博客（它相当于个人主页）的功能，用户可以使用该功能制作文档并将其上传到博客中，还可以对其进行管理，而无须登录该博客网站。如果是首次使用Word 2007制作博客文档，系统将提示用户注册博客账户，此时可按照提示将已经申请好的博客账户注册到Word 2007中。但普通的Word文档是不能被网络识别的，还需要编辑成与网络相符的格式，所以需要在专门的博客文档中编辑。

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新建一篇博客文档，并注册Blogger博客账户。

STEP 01. 选择选项。启动Word 2007，打开“新建文档”对话框，在中间的窗格中选择“新建博客文章”选项，单击按钮，如图2-5所示。

STEP 02. 单击按钮。在打开的“注册博客账户”对话框中单击按钮，如图2-6所示。

STEP 03. 选择注册的博客。在打开的“新建博客账户”对话框的“博客”下拉列表框中选择“Blogger”选项，单击按钮，如图2-7所示。

STEP 04. 输入用户名和密码。在打开的“新建Blogger账户”对话框的“输入账户信息”栏中输入用户名和密码，选中“记住密码”复选框，单击按钮，如图2-8所示。

STEP 05. 选择是否上传图片。在打开的“图片选项”对话框的“图片提供商”下拉列表框中选择“否-不上载图片”选项，单击按钮，如图2-9所示。

STEP 06. 单击按钮。在打开的提示信息安全性的对话框中，选中“不再显示此消息”复选框，单击按钮，如图2-10所示。

STEP 07. 单击按钮。在打开的提示注册成功的对话框中，单击按钮，如图2-11所示。

STEP 08. 完成创建。完成博客文档的创建，返回工作界面即可在编辑区中输入文本信息，如图2-12所示。

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在如图2-8所示的对话框中输入用户名和密码时，必须输入在网站中已注册的账户和密码。

2.1.4 新建书法字帖

Word 2007提供了“书法字帖”功能，可以帮助用户创建字帖文档，获得符合自己要求的书法字帖，从而提高书法造诣。新建书法字帖的方法是在打开的“新建文档”对话框的中间窗格中选择“书法字帖”选项，单击按钮，打开“增减字符”对话框，在其中选择要使用的字体类型、字符排列顺序和字帖的文字内容等，将其添加到“已用字符”列表框中即可。

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新建“汉仪唐隶繁”书法字帖。

STEP 01. 选择选项。启动Word 2007，打开“新建文档”对话框，在左侧的“模板”栏中单击“空白文档和最近使用的文档”选项卡，在中间的窗格中选择“书法字帖”选项，单击按钮，如图2-13所示。

STEP 02. 选择字体。在打开的“增减字符”对话框的“字体”栏中默认选中“书法字体”单选按钮，在其后的下拉列表框中选择“汉仪唐隶繁”字体，如图2-14所示。

STEP 03. 选择文字。在“字符”栏中的“可用字符”列表框中选择需要的文字，单击 按钮将其添加到“已用字符”列表框中，按照相同的方法继续添加需要的文字，完成后单击按钮，如图2-15所示。

STEP 04. 查看效果。返回工作界面，添加的文字出现在新建的文档中，如图2-16所示。

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在添加文字后，“书法字体”单选按钮后的下拉列表框将变为灰色不可用状态。

2.1.5 新建稿纸

Word 2007还提供了新建稿纸的功能，运用它能生成空白的稿纸样式文档，其样式和以前使用的作文纸相同。新建稿纸的方法是在“页面布局”选项卡的“稿纸”组中单击“稿纸设置”按钮，在打开的“稿纸设置”对话框中自定义书写的格式，再单击按钮即可。

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在Word 2007中制作方格式稿纸。

STEP 01. 打开对话框。启动Word 2007，单击“页面布局”选项卡，在“稿纸”组中单击“稿纸设置”按钮，打开“稿纸设置”对话框。

STEP 02. 进行设置。在“格式”下拉列表框中选择“方格式稿纸”选项，在“行数×列数”下拉列表框中选择“20×25”选项，在“换行”栏中选中“按中文习惯控制首尾字符”复选框，单击按钮，如图2-17所示。

STEP 03. 查看效果。在返回的文档中可看到应用设置后的稿纸样式，如图2-18所示。

2.2 保存文档

在新建好一篇Word文档后，可以将其保存在电脑中，以便于以后打开和编辑使用，若不保存，编辑的文档内容将会丢失。

2.2.1 Word 2007的文档格式

在Word 2007中保存文档时可以选择不同的保存格式。例如，可以将编辑后的文档保存为以前的Word版本，也可以保存为模板等。常用的几种文档格式介绍如下。

.docx文档格式：Word 2007生成的文档后缀名为“.docx”，Word旧版本（Word 97-2003）文档的后缀名为“.doc”。旧版本的Word不能打开Word 2007生成的文档，但Word 2007可以打开以前版本的Word文档。

Word 97-2003文档：为了让文档能够在以前的Word版本中使用，可将其另存为与旧版本能够兼容的副本，即在保存时选择“Word 97-2003文档”保存类型。

Word模板（.dotx）：将文档保存为Word模板后，该模板将显示在“新建文档”对话框的“已安装的模板”列表框中或“我的模板”对话框中，以后即可基于该模板新建文档。

2.2.2 保存新建的文档

编辑的办公文档应保存在电脑中，以免遗失。在第一次保存文档时，需要指定文件名和文件的保存位置等信息。保存新建文档的方法有很多，下面介绍几种常用的方法。

在当前文档中单击“Office”按钮，在弹出的“Office”菜单中选择“另存为”或“保存”命令，在打开的“另存为”对话框中进行设置和保存即可。

在当前文档中单击快速访问工具栏中的“保存”按钮，在打开的“另存为”对话框中进行保存即可。

在当前文档中按【Ctrl+S】组合键，在打开的“另存为”对话框中进行保存即可。

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将Word 2007默认打开的文档命名为“工作计划”，保存到“我的文档”文件夹中。

STEP 01. 打开对话框。对新建文档进行编辑后，单击快速访问工具栏中的按钮，打开“另存为”对话框。

STEP 02. 输入文件名。在“保存位置”下拉列表框中选择“我的文档”选项，在“文件名”下拉列表框中输入“工作计划”，单击按钮即可将文档保存在指定位置，如图2-19所示。

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对文档进行过一次保存后，下次再进行保存时将不再打开“另存为”对话框，而直接在原位置进行保存，文件名和类型保持不变。

2.2.3 保存已存在的文档

对保存过的文档进行修改后，单击按钮即可直接保存文档；如果要将文档修改前后的内容均保存下来，可以使用另存为的方法进行保存。另存为文档的方法和保存文档的方法类似，只要在“Office”菜单中选择“另存为”命令，打开“另存为”对话框，在其中选择和当前文档不同的保存位置或输入不同的文件名、选择保存类型，最后单击按钮即可。

2.2.4 设置文档的自动保存

Word 2007具有自动保存功能，开启该功能并合理设置自动保存的间隔时间后，可让系统在达到设置的间隔时间时自动对当前编辑的Word文档按默认路径进行保存，如果遇到停电、电脑死机等意外情况，重新启动电脑并打开Word文档，还可将最后一次自动保存的内容恢复，从而最大程度地减小工作内容的损失。

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将自动保存文档的间隔时间设置为10分钟。

STEP 01. 打开对话框。单击“Office”按钮，在弹出的“Office”菜单中单击按钮，打开“Word选项”对话框，在其左侧窗格中单击“保存”选项卡，如图2-20所示。

STEP 02. 设置时间。在右侧窗格的“保存文档”栏中选中“保存自动恢复信息时间间隔”复选框，在“分钟”数值框中输入“10”，如图2-21所示，单击按钮即可。

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自动保存文档的时间间隔不宜设得过短，因为保存文档时会占用大量的系统资源，从而降低Word 2007的工作效率，一般设置为5～10分钟比较合适。

2.2.5 保存时加密文档

如果不想让他人打开重要文档，可在保存时对文档进行加密。

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保存“工作计划”文档，并进行加密，密码设置为“123456”。

STEP 01. 选择命令。打开“另存为”对话框，单击按钮，在弹出的下拉菜单中选择“常规选项”命令，如图2-22所示。

STEP 02. 设置密码。在打开的“常规选项”对话框中的“打开文件时的密码”和“修改文件时的密码”文本框中分别输入密码“123456”（这两种密码可相同也可不同），然后单击按钮，如图2-23所示。

STEP 03. 再次输入密码。在打开的确认打开文件时的“确认密码”对话框的文本框中输入前面输入的密码，单击按钮，如图2-24所示。

STEP 04. 再次输入密码。在打开的确认修改文件时的“确认密码”对话框的文本框中再次输入修改文本时的密码，单击按钮，如图2-25所示。

STEP 05. 完成保存。返回“另存为”对话框，单击按钮即可。

2.2.6 办公案例——新建并保存“工作报告”文档

本案例将在Word 2007中新建一个基于“市内报告”模板的新文档，将其保存到D盘中，并命名为“工作报告”，保存的文件类型为“Word 97-2003文档”，设置打开和修改文件时的密码为“7878718”（CD:\效果\第2章\工作报告.docx）。

其具体操作步骤如下。

STEP 01. 选择模板。启动Word 2007，单击“Office”按钮，在弹出的“Office”菜单中选择“新建”命令，在打开的“新建文档”对话框左侧的“模板”栏中单击“已安装的模板”选项卡，在中间的窗格中选择“市内报告”选项，然后单击按钮，如图2-26所示。

STEP 02. 选择命令。Word将自动新建一篇设置好格式的“市内报告”文档，如图2-27所示。单击“Office”按钮，在弹出的“Office”菜单中选择“另存为/Word 97-2003文档”命令。

STEP 03. 设置保存位置和文件名。在打开的“另存为”对话框的“保存位置”下拉列表框中选择D盘，在“文件名”下拉列表框中输入“工作报告”，如图2-28所示。

STEP 04. 设置密码。单击按钮，在弹出的下拉菜单中选择“常规选项”命令，在打开的“常规选项”对话框中的“打开文件时的密码”和“修改文件时的密码”文本框中分别输入密码“7878718”，单击按钮，如图2-29所示。

STEP 05. 再次输入密码。在依次打开的“确认密码”对话框中再次输入前面输入的密码，单击按钮。

STEP 06. 单击按钮。返回“另存为”对话框，单击按钮，打开“兼容性检查器”对话框，单击按钮即可，如图2-30所示。

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在保存文档时，不要将重要的文档保存在C盘，因为C盘通常为操作系统盘，一旦系统出现问题，可能会使C盘中的文档丢失。

2.3 打开与关闭文档

在编辑完文档并保存后，就应关闭文档。如果要修改或查看电脑中已有的文档，必须先打开该文档。

2.3.1 打开文档

如果要对电脑中保存的文档进行编辑，首先要将其打开，具体方法是在“Office”菜单中选择“打开”命令，在打开的“打开”对话框的“查找范围”下拉列表框中选择文档的保存位置，在“文件类型”下拉列表框中选择文档的类型，在中间的列表框中选择要打开的文档，再单击按钮，即可打开对应的文档。

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打开“我的文档”文件夹中的“工作计划”文档。

STEP 01. 选择命令。启动Word 2007，单击“Office”按钮，在弹出的“Office”菜单中选择“打开”命令。

STEP 02. 选择文件。在打开的“打开”对话框的“查找范围”下拉列表框中选择“我的文档”选项，在中间的列表框中选择“工作计划”文档，单击按钮，如图2-31所示，即可打开“工作计划”文档。

温馨小贴士

若单击按钮右侧的按钮，将弹出一个下拉菜单，在其中可选择打开文档的方式，如希望以只读方式打开文档，则选择“以只读方式打开”命令，如图2-32所示。

2.3.2 关闭文档

在编辑完一篇文档并保存后，就要关闭文档。关闭文档的常用方法有以下几种。

单击“Office”按钮，在弹出的“Office”菜单中选择“关闭”命令。

按【Alt+F4】组合键。

单击标题栏右侧的“关闭”按钮。

2.4 疑难解答

学习完本章后，是否发现自己对Word 2007有了一定了解？关于保存文档、打开已保存的文档和退出文档的操作是否也已经掌握？下面将为您提供一些关于Word 2007文档操作的常见问题解答，使您的学习路途更加顺畅。

问：“.doc”文档和“.docx”文档的优点是什么？

答：“.doc”文档是先前版本Word所创建的文档类型，这种文档类型的兼容性很好，能在大多数版本的Word程序中打开并编辑。“.docx”文档是Word 2007新推出的一种文件类型，该文件类型支持Word 2007的新特性。

问：在Word 2007中可以打开、编辑和保存Word 97-2003文档，但是却无法使用Word 2007的任何新增功能。该怎么办呢？

答：为了能使用Word 2007中新增和增强的功能，可将Word 97-2003文档转换为Word 2007的文件格式。转换方法是：在Word 2007中打开早期的Word 97-2003文档，然后在“Office”菜单中选择“转换”命令，在打开的“Microsoft Office Word”对话框中单击按钮即可。

2.5 上机练习

本章上机练习一将基于“市内信函”模板创建一份信函，并以“市内信函”为名进行保存；上机练习二将打开“市内信函”文档，以“市内信函G”为名另存在原位置，并为其设置密码“6688”。各练习的最终效果及制作提示介绍如下。

练习一

① 启动Word 2007，打开“新建文档”对话框。

② 在对话框的左侧窗格中单击“已安装的模板”选项卡，在中间窗格中选择“市内信函”选项，然后单击按钮创建模板文档，如图2-33所示。

③ 单击快速访问工具栏中的按钮，打开“另存为”对话框。

④ 在“保存位置”下拉列表框中选择“我的文档”选项，在“文件名”下拉列表框中输入“市内信函”，单击按钮。

练习二

① 打开CD:\素材\第2章\市内信函.docx文档。

② 单击“Office”按钮，在弹出的“Office”菜单中选择“另存为”命令。

③ 在打开的“另存为”对话框中将文件名改成“市内信函G”，如图2-34所示。

④ 单击按钮，在弹出的下拉菜单中选择“常规选项”命令，在打开的对话框的“打开文件时的密码”和“修改文件时的密码”文本框中分别输入密码“6688”。

⑤ 单击按钮保存文档。