第二节 会计建账
新建单位和原有单位在年度开始时，会计人员均应根据核算工作的需要设置应用账簿，即平常所说的“建账”。
一、账簿设计的原则
账簿设计应做到总分结合、序时与分类相结合，层次清楚，便于分工，具体说在设计时应符合图1-1所示的四大原则。
图1-1 账簿设计的四大原则
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一本会计账的主要构成
会计账格式多种多样，但任何一本总账、明细账和日记账等一般由封面、扉页和账页等构成。
一、封面
封面主要用来载明账簿的名称。
二、扉页
扉页主要用来登载经管人员一览表，其主要内容是：
① 单位名称。
② 账簿名称。
③ 起止页数。
④ 启用日期。
⑤ 单位领导人。
⑥ 会计主管人员。
⑦ 经管人员。
⑧ 移交人和移交日期。
⑨ 接管人和接管日期。
三、账页
账页是账簿的主体。在每张账页上，应载明：
① 账户名称（亦即会计科目或明细科目）。
② 记账日期栏。
③ 记账凭证的种类和号数。
④ 摘要栏。
⑤ 金额栏。
⑥ 总页次和分页次。
二、建账的数量
无论企业规模大小，无论会计水平高低，会计信息流的加工都来自以下“四本账”的汇集，即总分类账、明细分类账、现金日记账和银行存款日记账。
1. 总分类账
总分类账简称为总账，一般企业只设一本总分类账，外形使用订本账。总账科目的设置可以参照《企业会计准则——应用指南》的附录：会计科目和主要账务处理。
《企业会计准则——应用指南》附录共有6类156个一级会计科目，与以往的《企业会计制度》的5类会计科目相比，多了一类“共同类”会计科目，一般企业不会涉及。建账时企业可参照以上6类标准科目，在不违反企业会计准则确认、计量和报告规定的前提下，自行设置适合自身特点的总账科目。
2. 明细分类账
明细分类账简称为明细账，是分户登记某一类经济业务明细情况的账簿，通常是根据二级或明细科目来设置账户。明细账一般使用活页账，根据不同的科目性质采用不同的栏目。活页明细账内容如下。
① 库存材料分类账（收、发、存数量金额式）。
② 库存材料多栏式分类账（收、发、存数量金额式）。
③ 低值易耗品明细分类账（在库、在用）。
④ 材料采购明细账。
⑤ 材料成本差异明细账。
⑥ 分期收款发出商品明细账。
⑦ 委托加工存货明细账。
⑧ 固定资产明细分类账（登记设备与计算折旧）。
⑨ 生产成本明细账。
⑩ 制造费用明细账。
⑪ 管理费用明细账。
⑫ 销售费用明细账。
⑬ 财务费用明细账。
⑭ 应付职工薪酬明细账。
⑮ 产品销售明细账。
⑯ 应交增值税明细账。
3. 现金日记账和银行存款日记账
无论何种企业，都存在货币资金核算问题，现金日记账和银行存款日记账是必设的，均应使用订本账。
现金日记账要求日清月结，余额应与出纳保管的库存现金相符，并杜绝资金的体外循环，杜绝“小金库”的发生。
银行存款日记账余额应与银行对账单相符，月初要编制银行存款余额调节表。现金流是企业的血液，是管理者每天都要关注的财务数据。企业财务人员必须每天及时更新和核对货币资金账目，使管理者决策做到有的放矢。
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账户的基本结构和内容
一、账户的基本结构
账户分为左方（记账符号为“借”）、右方（记账符号为“贷”）两个方向，一方登记增加，另一方登记减少。
资产、成本、费用类账户借方登记增加额、贷方登记减少额；负债、所有者权益、收入类账户借方登记减少额、贷方登记增加额。
账户中登记本期增加的金额，称为本期增加发生额；登记本期减少的金额，称为本期减少发生额；增减相抵后的差额，称为余额，余额按照时间不同，分为期初余额和期末余额。
其基本关系如下：
期末余额＝期初余额+本期增加发生额-本期减少发生额
对于资产、成本、费用类账户：
期末余额＝期初余额+本期借方发生额-本期贷方发生额
对于负债、所有者权益、收入类账户：
期末余额＝期初余额+本期贷方发生额-本期借方发生额
二、账户的内容
账户的内容具体包括账户名称、记录经济业务的日期、所依据记账凭证编号、经济业务摘要、增减金额、余额等。
三、建账的基本程序
建账的基本程序如图1-2所示。
图1-2 建账的基本程序
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建账时应取得的资料
建账时应取得的资料主要有企业章程、企业法人营业执照、国地税税务登记证、验资报告等。特别是验资报告，其用处主要有：一是能佐证企业的注册资本金额，以便确定账务中实收资本金额；二是能反映股东的出资方式，是货币或是实物等。取得验资报告主要目的是为了确定股东的出资方式。不能确定股东的出资方式是无法建账的，建账时一定要让企业主找到成立时的验资报告，注册资本发生变动的，应取得历次的验资报告。若是以实物出资，还要找到当时的评估报告。
四、总账的设置
1. 总分类账的格式
总账又称总分类账，一般采用三栏式（见表1-8），也可采用双栏式（见表1-9）、棋盘式（见表1-10），除此之外，还可结合各种形式的汇总，而采用多栏式（如日记总账）。其中：三栏式是普遍采用的基本格式；双栏式仅适用于期末没有余额的虚账户（收入、费用等暂记性、过渡性账户）；棋盘式的分类账有利于体现账户间的对应关系，但账页庞大，工作量也很大，仅适用于业务量少、运用科目也少的企业。
表1-8 总分类账（三栏式）
表1-9 总分类账（双栏式）
表1-10 总分类账（棋盘式）
2. 建总分类账的注意事项
在建总分类账的时候，会计人员应估计每一种业务的业务量大小，将每一种业务用口取纸分开，并在口取纸上写明每一种业务的会计科目名称，以便在登记时能够及时找到应登记的账页，在将总账分页使用时，假如总账账页从第1～10页登记现金业务，就应在目录中写清楚“库存现金……1～10”，并且在总账账页的第1页贴上口取纸，口取纸上写清楚“库存现金”；第11～20页为银行存款业务，我们就在目录中写清楚“银行存款……11～20”，并且在总账账页的第11页贴上写有“银行存款”的口取纸，以此类推，总账便建好了。
五、日记账的设置
日记账的主要作用是按照时间的先后顺序记录经济业务，以保持会计资料的完整性和连续性。进行日记账的设置工作，要先确定其种类和数量。日记账在不同的会计核算组织形式下，其具体用途是不同的。
1. 日记账用作过账媒介时的设置
如果日记账用作过账媒介（如通用日记账、日记总账核算组织形式），则要求设置一个严密完整的序时账簿体系，包括企业的所有经济业务。
在日记账用作过账媒介时，必须设置普通日记账，用于记录全部转账业务，逐日逐笔进行登记。普通日记账可以采用账户两栏式，也可采用金额双栏式，但后者更为简便易行。
2. 日记账不用作过账媒介时的设置
如果日记账不用作过账媒介，则不必考虑其体系的完整性，只需设置某些特种日记账即可。通常设置的特种日记账主要包括现金日记账和银行存款日记账，极少数企业还设置销货日记账和购货日记账。
（1）现金日记账。现金日记账是专门记录现金收付业务的特种日记账，它一般由出纳人员负责填写。现金日记账既可用作明细账，也可用于过账媒介。在现金收付业务较多的企业，也可分别设置现金收入日记账和现金支出日记账，它们只能是单栏式的日记账；现金日记账还可设置成三栏式的日记账（分别见表1-11、表1-12、表1-13）。除非现金收付业务特别繁多，在一般情况下，企业只设置三栏式的现金日记账。
表1-11 现金收入日记账
表1-12 现金支出日记账
表1-13 现 金 日 记 账
（2）银行存款日记账。银行存款日记账是用来记录银行存款收付业务的特种日记账。其设计方法与现金日记账基本相同，但须将账簿名称分别改为银行存款收入日记账、银行存款支出日记账和银行存款日记账，并将前两种账页左上角的科目名称改为“银行存款”。而且一般应相应增加每笔存款收支业务所采用的结算方式一栏，以便分类提供数据和据以进行查对、汇总。一般企业也只设置三栏式的银行存款日记账。银行存款日记账如表1-14所示。
表1-14 银行存款日记账
六、明细账的设置
明细账也称明细分类账，是根据总账科目所属的明细科目设置的，用于分类登记某一类经济业务事项，提供有关明细核算资料的账簿。明细账可采用订本式、活页式、三栏式、多栏式、数量金额式。新手往往在建账初期不知道各种明细账到底适合哪些业务。
1. 明细账的种类
（1）三栏式明细账。三栏式明细账适用于只需进行金额明细核算，而不需要进行数量核算的账户。例如，债权、债务等结算账户，其他只核算金额的账户也可采纳。三栏式明细账的一般格式有收、发、存三栏式（见表1-15）和借、贷、余三栏式（见表1-16）两种。
表1-15 实 物 保 管 账
表1-16 × × 明 细 账
（2）数量金额式明细账。数量金额式明细账在“收入”“发出”“结存”三大栏内分别设置“数量”“单价”“金额”三小栏（见表1-17），一般适用于既要进行金额核算又要进行实物数量核算的各项财产物资，如原材料、库存商品等。
表1-17 × × 明 细 账
（3）多栏式明细账。多栏式明细账是根据管理需要，在一张账页内不仅按借、贷、余三部分设立金额栏，还要按明细科目在借方或贷方设立许多金额栏，以集中反映有关明细项目的核算资料，这种格式的明细账适用于“生产成本”“制造费用”“销售费用”“管理费用”“主营业务收入”（分产品的）等账户的明细核算，如表1-18所示。
表1-18 管理费用明细分类账
此外，本年利润的形成和分配类的科目以及“应交税费──应交增值税”等科目，则需采用借贷双方均多栏式的明细账，如表1-19所示。
表1-19 应交税费——应交增值税明细账
（4）平行式明细账。平行式明细分类账也叫横线登记式明细账。平行式明细分类账账页设借方和贷方两栏。其登记方法是采用横线登记，即将每一相关业务登记在一行，从而可依据每一行各个栏目的登记是否齐全来判断该项业务的进展情况。它适用于“材料采购”、“其他应收款”等账户的明细分类核算，由会计人员逐笔进行登记。同一行内如果借方、贷方都有记录，表明该项经济业务已处理完毕，如果只有借方记录，没有贷方记录，则表示该项经济业务还未结束。材料采购明细分类账的账页格式，如表1-20所示。
表1-20 材料采购明细分类账
（5）卡片式账簿。卡片式账簿是以发散的卡片组成，放在卡片箱中可以随取随放的一种账簿（见表1-21）。
采用这种账簿，灵活方便，可以使记录的内容详细具体，可以跨年度使用而无需更换账页，也便于分类汇总和根据管理的需要转移卡片。但这种账簿的账页容易散失和被抽换。因此，在使用时，应在卡片上连续编号，以保证安全。卡片式账簿一般适用于账页需要随着物资使用或存放地点的转移而重新排列的明细账，如固定资产明细分类账。
表1-21 固定资产登记卡
2. 常用账户的明细分类账户设置及账页格式
常用账户的明细分类账户设置及账页格式如表1-22所示。
表1-22 常用科目的明细分类账户设置及账页格式
七、备查账簿的设置
备查账簿也称备查簿、备查登记簿或辅助账簿，是对序时账簿和分类账簿等主要未能记载或记载不全的经济业务进行补充登记的账簿。设置和登记备查账簿，可以对某些经济业务的内容提供必要的参考资料。
企业根据实际需要，其备查账簿的设计方式可以灵活机动，不拘一格。备查账簿的设计，主要包括下列情形。
① 所有权对不属于本企业，但由企业暂时使用或代为保管的财产物资，应设计相应的备查账簿，如租入固定资产登记簿、代销商品登记簿等。
② 对同一业务需要进行多方面登记的备查账簿，一般适用于大宗、贵重物资，如固定资产保管登记卡、使用登记卡等。
③ 对某些出于管理上的需要，而必须予以反映的事项的备查簿，如经济合同执行情况记录、贷款还款情况记录、重要空白凭证记录等。
备查账簿的设计如表1-23和表1-24所示。
表1-23 应收票据备查登记簿
表1-24 租入固定资产登记簿
八、企业账簿的选择
会计账簿从外表形式分，有订本式、活页式，卡片式三种。订本式账簿可防止账面散失和随意抽换，活页式账簿可视经济业务的多寡随时增添账页或抽取多余的空白账页，避免浪费，卡片式账簿也具备活页式账簿的优点，但容易散失，必须严加管理。
一家企业究竟应设计和使用何种账簿，要视企业规模大小、经济业务的繁简、会计人员的分工、采用的核算形式以及记账的机械化程度等因素而定。表1-25列示了不同情况下账簿的选择。
表1-25 账 簿 选 择
九、年初建账的基本方法
在实际工作中，并不是酒店所有的账簿都需要重新建立。酒店哪些账簿需要重建或更换，哪些账簿不用重建，可以继续使用，存在一定规律。
1. 年初新建账簿
年初需新建的账簿主要如下。
① 总账。
② 日记账。日记账包括现金日记账和银行存款日记账等。
③ 三栏式明细账。如实收资本明细账、短期借款明细账、长期借款明细账、资本公积明细账等。
④ 收入、费用（损益类）明细账。
上述账簿必须每年更换一次，也就是在年初重新建账。建账方法如表1-26所示。
表1-26 年初重新建账的方法
2. 跨年使用的账簿
跨年使用的账簿如下。
① 卡片式账簿。如固定资产卡片等。
② 数量金额式明细账。如仓库保管员登记的数量金额式材料明细账、库存商品明细账等。
③ 备查账。如租入固定资产备查账、受托加工材料物资备查账等。这些账簿主要记录跨年租赁业务或受托加工业务的会计信息，为便于管理，该类账簿可以连续使用。
④ 债权债务明细账（也称为往来明细账）。一些单位债权债务较多，如果更换一次新账，抄写一遍的工作量较大，可以跨年使用，不必每年更换。但是，如果债权债务尚未结算的部分较少，单位应及时将未结算的债权债务转入下年新设的“债权债务明细账”中。