第一节 物业管理信息系统的分析
物业管理信息系统分析的任务是在充分认识原信息系统的基础上，通过问题识别、可行性分析、详细调查、系统化分析，最后完成新系统的逻辑方案设计或称逻辑模型设计。
一、物业管理信息系统初步调查
1.企业概况
企业概况包括企业的组织规模、经营效果、发展历史、经营范围、行业发展状况、竞争对手状况、宏观政策等内容，以便确定系统边界、外部环境，对企业的现行管理水平做出初步评价。
2.组织机构调查
调查企业的组织机构、职能部门设置以及各部门的规模、人员数量等。
3.现行管理系统的业务流程
了解现行物业管理系统的主要业务流程，以便根据地理分布、信息量大小来初步确定系统的合理结构和通信方式。
4.现行系统存在的问题
了解现行系统存在的主要问题，现行系统存在的问题多是在新系统的建立过程中所需解决和改进的，应当给予足够的重视。注意收集用户各方面的意见，并能挖掘问题，找出问题的症结所在。
5.系统开发条件
了解物业服务企业各级领导以及相关的业务人员对系统开发的态度、对系统目标和范围的意见，以及技术水平、投资费用等。
6.系统资源状况
调查当前企业的计算机应用的情况、规模和水平，企业的现金流量状况、业务人员的技术素质等，确定企业在开发信息系统时所能提供的系统资源情况等。
初步调查的方法多种多样，包括问卷调查、面谈、座谈会、查阅档案、现场考察等，应该加以综合运用。在初步调查时，应围绕系统规划的资料要求来进行，把握调查的广度和深度。在技巧方面，尽量采用启发式的调查方法，激发用户的思考和想象力，充分获取用户对新系统的建议和功能要求，要尽量避免先入为主的做法。
二、物业服务企业状况分析
根据初步调查结果，对企业的状况进行分析，发现系统存在的问题以及提出改进的方向，分析包括以下内容。
①建立物业管理信息系统的应用需求、数据处理需求、管理功能需求。
②现行管理体制的合理性与缺陷，包括机构设置、职能划分、业务流程的合理性。
③建立物业管理信息系统，企业内部资源所能投入的能力和适应能力。
④外部环境、政策的变化对物业服务企业正常经营管理工作的影响程度。
⑤现有的计算机系统的运行效果。
⑥影响企业管理水平提高的薄弱环节和瓶颈问题。
三、物业管理信息系统的可行性分析
（一）可行性分析的内容
1.系统开发的必要性
如果现行系统的处理能力已经不能满足日益发展的管理要求，并成为实现企业战略目标的障碍，则开发系统是必要的。
2.经济可行性分析
主要是预估费用支出和对项目的经济效益进行评价。
3.技术可行性分析
指当前的软、硬件技术和开发人员水平能否满足系统要求。
4.管理的可行性分析
指管理人员对开发应用项目的态度和管理条件。
（二）可行性分析报告的编写
1.可行性分析报告的内容
①系统简述。
②系统的目标。
③所需资源、预算和期望效益。
④对项目可行性的结论。
2.可行性分析结论应明确指出以下内容之一
①可以立即开发。
②改进原系统。
③目前不可行，或者需推迟到某些条件具备以后再进行。
四、物业管理信息系统详细调查
（一）详细调查的对象是现行系统
目的在于完整掌握现行系统的状况，发现问题和薄弱环节，收集资料，为下一步的系统化分析和提出新系统的逻辑设计做好准备。
（二）进行系统的详细调查应当遵循以下4个原则
1.真实性
系统调查所获得资料要真实，准确反映现行系统的状况。
2.全面性
系统调查要尽量全面，不要忽略某些处理过程或者资料。
3.规范性
要循序渐进、逐层深入地进行调查，并采用层次分明、通俗易懂的规范化逻辑模型来进行描述。
4.启发性
调查就是从用户中获得信息的过程，要真实地描述一个系统，不但要用户的配合，还需要调查人员的逐步引导和不断启发。
（三）系统详细调查的内容
①系统详细调查的内容十分广泛，应当从物业服务企业的经营、管理、资源和环境等几个方面进行定性和定量的调查。
②定性调查主要对物业服务企业现有系统的功能进行总结，包括组织结构、管理功能、业务流程、数据流程、处理特点和系统环境的调查。
五、物业管理信息系统管理功能分析
系统的功能结构一般是树形结构，调查中可以用功能结构图来描述从系统目标到各项功能的层次关系。
广义的信息化物业管理系统软件设计应该覆盖物业管理公司的整个办公自动化系统，它除了包含传统的资料维护、文档管理、财产管理、维修管理、人事管理、财务管理等功能以外，还应该包括物业管理公司下属的各业务子系统提供的智能化数据接口支持，如治维部门的安全防范监控子系统软件和停车管理子系统软件等。物业管理信息系统的功能结构图如图4-1所示。
图4-1 物业管理信息系统的功能结构图
信息化物业管理系统下属模块软件应具备互相数据共享的网络特性，既具备高度的系统集成能力，同时系统集成能力的高低和决策分析功能成为衡量物业管理软件水平的依据。比如停车管理子系统的监控数据和处理情况可以被物业管理模块调用。
此外，信息化物业管理系统软件还应该具备与地产公司售楼管理系统软件和工程管理系统软件实现数据共享的能力。比如售楼系统中输入的房产和业主数据在房屋卖出后，可以自动转入物业管理系统；而工程管理软件中设备的资料建立后也能在房屋建成后自动转入物业管理系统。
另外，信息化物业管理系统还应覆盖物业管理企业的业务流程、具备日志管理模块和领导决策支持模块软件。前者可以根据部门工作流程和原始输入的数据自动生成诸如设备维护派工单、物业管理费用收取通知、会议召开等日常事务性工作；后者可以通过数据共享和相关接口软件实现数据查询、工作日志全程监控、部门业绩报表汇总统计、工作自动交接等各项管理功能，为领导分析决策提供科学依据。这些都将对提高智能小区物业管理水平、降低管理成本、提高工作效率发挥重要的作用。
六、物业管理系统模块间内在关联关系的确定
除了要注重以上功能模块的选择确定外，对于工作流程之间关系的识别和系统模块间内在关联关系的确定也同样重要，关联关系的确定是否全面到位是系统软件制作质量高低的关键。否则，对信息的松散管理使各功能模块孤立存在，不仅工作缺乏连续性，而且大量数据的重复输入也会使出错概率升高，导致工作效率大大降低；同时，也失去了使用管理系统存在的实际意义。例如：系统软件中的物资管理子系统，它包括物资的入库、盘点、存量分析、出库等一系列纵向流程。物资管理子系统流程图如图4-2所示。
图4-2 物资管理子系统流程图
同时，这些动作又与个人部门物品领用、工程维修损益、请购审批采买、财务统计分析等相互关联，物资管理子系统关联关系图如图4-3所示。因为所有流程都与物资管理有关，这种关联因素一旦确定，就要求软件制作公司在开发时予以体现，最终实现软件数据一次性输入之后在整个流程系统中自动流转，并最终自动生成期望的新数据信息的功能。
图4-3 物资管理子系统关联关系图
七、物业管理信息系统业务流程分析
（一）业务流程调查
①调查管理业务流程应顺着原系统信息流动的过程逐步行。
②内容包括各环节的处理业务、信息来源、处理方法、计算方法、信息流经去向、提供信息的时间和形态（报告、单具、屏幕显示等）。
③在调查中还要注意各业务处理中可能出现的问题，以及系统对一些例外情况的处理。
（二）业务流程图（TFD）
①业务流程图（Transition Flow Diagram，缩写为TFD）是一种描述管理系统内各单位、人员之间的业务关系、作业顺序和管理信息流向的图表。
②业务流程图是业务流程调查结果的图形化表示。
③是系统分析和描述现行系统的重要工具。
④通过绘制业务流程图，可发现问题，分析不足，优化业务处理过程。
（三）业务流程图的基本符号及含义
业务流程图的基本图形符号有以下六个，画图时符号的内部解释可以直接用文字，如图4-4所示。
图4-4 业务流程图基本符号及含义
（四）业务流程的分析过程
①分析原有系统中存在的问题是为了在新系统建设中加以克服和改进。
②业务流程分析过程包括以下内容。
a.原有流程的分析 分析原有的业务流程的各处理过程是否具有存在的价值，其中哪些过程可以删除和合并，原有业务流程中哪些过程不尽合理，可以进行改进和优化。
b.业务流程的优化 原有业务流程中哪些过程存在冗余信息处理，可以按计算机信息处理的要求进行优化。
c.确定新的业务流程 画出新系统的业务流程图。
d.新系统的人机界面 新的业务流程中要将人与机器进行分工，即哪些工作可由计算机自动完成，哪些必须有人的参与。
八、物业管理信息系统数据和数据流程分析
为了使用计算机进行信息管理，还必须进一步舍去业务流程图的物质要素，绘制出原系统的数据流程图。
（一）数据收集
①收集原系统全部输入单据、输出报表和数据存储介质的典型格式。
②弄清各环节上的处理方法和计算方法。
③上述各种单据、报表、账本的制作单位、报送单位、存放地点等。
④上述各种单据、报表、账册的各项数据的类型（数字、字符）、长度、取值范围。
（二）数据分析
数据分析是对资料和数据进行汇总、整理和分析。
（三）数据流程分析
①数据流程分析是把数据的原系统内部的流动情况抽象地独立出来，从数据流动过程考察实际业务的数据处理模式。
②数据流程分析可以按照自顶、逐层分解、逐步细化的结构化分析方法进行，通过数据流图（Data Flow Diagram，缩写为DFD）描述。
③数据流程图是一种能全面地描述信息系统逻辑模型的主要工具，它可以用少数几种符号综合地反映出信息在系统中的流动、处理和存储的情况。数据流程图具有抽象性和概括性两个特性。
④数据流程图的四种符号表示如图4-5所示。
图4-5 数据流程图的四种符号
（四）数据流程图的绘制
数据流程图的绘制过程其实也就是系统分析的过程。数据流程图是分层次的，绘制时采取自顶向下逐层分解的办法。逐层分解的数据流程图，是对上一层中每个处理过程的分解和具体化。设备管理系统顶层数据流程图如图4-6所示。
图4-6 设备管理系统顶层数据流程图
设备管理系统下层数据流程图如图4-7所示。
图4-7 设备管理系统下层数据流程图
九、描述处理过程和逻辑的判定树
数据流程图中处理过程的复杂功能以及实现步骤的描述，可以运用一些描述处理过程和逻辑的工具来加以说明，比如判定树。
判定树是用树形分叉图表表示处理逻辑的一种工具。它由两部分组成：左侧用分叉表示条件，右侧表示采取的决策和行动。
库存控制过程的判定树示例，如图4-8所示。
图4-8 库存控制过程的判定树示例