1.3 会议执行

秘书的会议执行工作包括三个方面：会场布置风格确认、会场布置人员安排、会场突发事件预案。

1.3.1 会场布置风格确认

会场布置是会议安排的重要事项，需要根据具体会议性质来选择风格，如表1-8所示。

表1-8 会场布置风格

1.3.2 会场布置人员安排

在会场布置工作中，秘书要特别重视会场工作人员的安排。工作人员协调的配合是会议顺利进行不可或缺的一个因素，工作人员安排如表1-9所示。

表1-9 工作人员安排

除表内的工作人员外，秘书可以结合实际情况酌情调整。

1.3.3 会场突发事件预案

举办活动过程中，有时会遇到一些意外情况。秘书应该提前制定突发事件的预案，以应对预料之外的事情发生。由于会场活动时间紧张，我们需要对许多事情做个优先排序，然后再分析各类突发事件，以免舍本求末，如图1-4所示。

图1-4 事件处理原则

分清了主次，常见的会场突发事件如表1-10所示。

表1-10 会场突发事件

北京一家公司的秘书针对以上几点常见的突发事件，制定了表1-11所示的应急预案。

表1-11 应急预案

果然，在秘书突发事件预案的保障下，公司大大小小的会议都能顺利召开，即使出现突发状况，也都能及时稳妥地解决。