项目2 系统管理

2.1 系统管理功能概述

系统管理的主要功能是对用友ERP-U8 V10.1（以下简称用友ERP-U8）管理软件的各个产品进行统一的管理和维护，具体包括账套管理、年度账管理、操作员及权限管理等。

系统管理功能的基本流程：一般是以系统管理员注册的方式进入用友ERP-U8的系统管理窗口，建立账套，添加新的操作员并设置新操作员权限、指定该账套的账套主管；然后，以账套主管身份重新注册系统管理功能，进行账套启用的设置。

（一）新建账套

用友ERP-U8管理软件属于通用型商品化管理软件，系统中并没有任何与使用单位相关的信息，因此要使用计算机进行账务处理工作，必须进行账套文件设置，以存放企业开展会计工作的信息。建立账套是在建账向导指引下进行的，主要是确定账套号、账套名称、企业所属行业、记账本位币、会计科目体系结构、会计期间的划分和设置账套启用期间等。这一过程被称为新建账套。

（二）年度账管理

在用友ERP-U8系统中，每个账套都存放企业不同年度的财务数据。年度账与账套是两个不同的概念，一个账套中包含了企业所有的数据。用户不仅可以建立多个账套，而且每个账套中可以存放不同年度的年度账。对不同核算单位、不同时期的数据，可以方便地进行操作。

年度账管理包括年度账的建立、清空、引入、输出和结转上年数据等。

（三）操作员及权限管理

为了保证系统及数据的安全与保密，系统管理提供了操作员及操作权限的集中管理功能。通过对系统操作分工和权限的管理，一方面可以避免与业务无关的人员进入系统，另一方面可以对系统所含的各个模块的操作进行协调，以保证各负其责、流程顺畅。

操作员管理包括操作员的增加、修改、删除等操作。操作员权限管理包括操作员权限的增加、修改、删除等操作。

（四）系统数据及运行安全的管理

设立统一的安全机制，对企业来说，系统运行安全、数据存储安全是必需的。设立统一的安全机制包括设置系统运行过程中的监控机制、设置数据自动备份、清除系统运行过程中的异常任务等。

[重点、难点提示]

系统管理是用友ERP-U8管理软件中一个特殊的组成部分，它不是一个具体的功能模块，但却是整个系统的运行基础。

（一）系统管理员与账套主管

鉴于系统管理的重要地位，系统严格规定了能够登录系统管理的两种身份：一种是系统管理员的身份，另一种是账套主管的身份。以不同的身份登录，权限范围是不同的。

系统管理员与账套主管是系统的两个重要角色，主要职能如下：

系统管理员：是指其在系统中的用户名叫admin，负责整个系统的总体管理和数据维护工作，可以管理系统中所有的账套。以其身份注册进入系统管理，可以进行账套的建立、输出和引入，设置用户，指定账套主管，设置和修改用户的密码及权限等。

账套主管：是指由系统管理员（admin）指定的，其负责所选账套的维护工作。以其身份注册进入系统管理，可以对所选账套参数进行修改、启用账套模块，对年度账的管理（包括年度账的建立、清空、输出、引入和结转上年数据），以及该账套操作员权限的设置。

（二）账套与年度账

账套是由年度账组成的。每个账套中一般存放不同年度的会计数据。为方便管理，不同年度的数据存放在不同的数据表中，被称为年度账。

采用账套和年度账两层结构的优点如下：

（1）便于企业的管理，如进行账套的上报、跨年的数据结构调整等；

（2）方便数据输出和引入；

（3）减少数据的负担，提高应用效率。

[系统管理操作流程]

系统管理操作流程如图2-1所示。