项目4 总账系统初始化

4.1 总账系统初始化功能概述

录入基础档案后，系统中即含有企业账套所需的各项共享数据信息，就可以开始进入系统的核心子系统——总账系统了。总账管理系统与其他系统的数据关系见图4-1。

在进行日常业务处理之前，还须根据本企业自身的需要，对总账管理系统进行初始化设定，设定其应用环境，使用友ERP-U8管理系统变成更适合企业实际需要的专用系统。主要工作包括设置账务参数，明细账权限的设定，凭证类别、项目目录和期初余额的录入等。因此，项目实施小组需要结合企业的自身需求设定总账的各项参数，并整理企业各会计科目的期初余额，准确地录入系统中，作为总账管理系统启动的先决条件。

总账管理系统成功启动后，就可以通过该系统处理企业的各项日常业务、账簿查询及总账期末处理等工作。

在本项目中，项目组已预先整理好了各项资料，开始进行总账的初始化设置，由使用者根据本企业的具体需要建立会计核算的基础应用环境，将通用的总账系统变成适合本单位核算需要的专用系统。初始设置的工作主要包括设置各项业务参数、明细账权限的设定、设置会计科目体系、凭证类别、项目目录和期初余额的录入等。

系统的业务处理是建立在基础数据之上的，基础数据设置的正确性、完整性直接关系到系统运行的效率和质量。下面对几项涉及财务处理的重要初始化设置进行说明。

（一）会计科目

企业最终的会计信息是以报表形式体现的。在会计信息系统中，报表的数据来自账簿，账簿中的数据来自凭证，凭证是记录各项业务的载体，企业对经济业务的确认和记录是由会计科目表示的。因此，会计科目的设计决定了整个会计信息系统的效率和质量。

会计科目的设置包括增加、删除和修改会计科目体系，设置会计科目辅助核算标志，指定会计科目等内容。

通用会计核算软件一般根据国家会计制度或准则规定预置了一级科目，除了一级科目以外，我们还需要根据企业管理和核算要求设置适合本企业业务需求的明细科目。

辅助核算是用友ERP-U8管理系统的一个特色。随着企业管理的深化和细化，与财务相关的非会计信息越来越受到企业管理者的重视，会计信息系统已经不仅仅是提供资金信息了，为了满足企业对会计及相关信息的全面了解和管理，通常软件还设置了辅助核算功能来提供资金辅助信息。灵活运用各种辅助核算可以有效地提高系统的管理效率和管理水平。

指定会计科目是指定出纳的专管科目。指定会计科目以后，出纳就可以对现金和银行凭证执行签字，能够对现金和银行日记账进行管理了。如果不做指定科目，不能以出纳身份进行签字，也不能查询现金日记账和银行日记账。

（二）项目

项目是系统提供的辅助核算之一，也是应用最为灵活的一种辅助核算。通常用于按对象核算收入和成本这类问题。设置项目时，要理解项目大类、项目分类、项目目录、核算科目的具体含义。

为了适应不同行业、不同企业的管理需要，通用型管理软件一般在系统内设计了大量的参数，参数的不同组合决定了企业应用系统的方式和流程。因此，理解各项参数的意义，科学设置参数对于系统应用的影响是至关重要的。

设置完参数后就需要输入期初数据了，企业对于年初建账和年中建账需要准备的期初数据是不同的。年初建账，只需要整理会计科目的年初余额就可以了；年中某月建账，除了整理会计科目的月初余额以外，还需要整理出各科目的年初至建账月前一个月的累积借贷方发生额，如企业在4月建账，则需要整理1月1日的年初余额和1～3月的累计借贷方发生额。设置了辅助核算的科目还要准备辅助账的期初数据。

总账套打工具提供了使用用友标准套打表单与账簿进行套打设置，账表输出格式美观，是使企业管理工作规范化的工具。

（三）总账参数设置

系统参数的设置决定了企业的应用模式和应用流程。为了明确各项参数的适用对象，软件一般将参数分门别类进行管理。用友ERP-U8的总账管理系统将参数分为以下四个页签。

1．凭证页签

（1）制单控制。

（2）凭证控制。

（3）凭证编号方式。系统提供系统编号和手工编号两种方式。如果选用系统编号，系统在填制凭证时按照设置的凭证类别按月自动编号。

（4）外币核算。有外币业务时，企业可以选择“固定汇率”或“浮动汇率”的处理方式。

（5）预算控制。根据预算管理系统或财务分析系统设置的预算数对业务发生进行控制。

（6）合并凭证显示、打印。选择此项，在填制凭证、查询凭证、出纳签字和凭证审核时，凭证按照“按科目、摘要相同方式合并”或“按科目相同方式合并”显示，在明细账显示界面提供是否“合并显示”的选项。

2．账簿页签

账簿页签用来设置各种账簿的输出方式和打印要求等。

3．会计日历页签

在会计日历页签中，可查看各会计期间的起始日期与结束日期，以及启用会计年度和启用日期。

4．其他页签

在其他页签中可以设置以下内容：

（1）可以查看建立账套时的一些信息，如账套名称、单位名称、账套存放的路径、行业性质和定义的科目级长等。

（2）可以修改数量小数位、单价小数位和本位币精度。

（3）排序方式：在参照部门目录、查询部门辅助账时，可以指定查询列表的内容是按编码顺序显示还是按名称顺序显示。对个人往来辅助核算和项目辅助核算也可以进行设置。

[总账系统初始化操作流程]

总账系统初始化操作流程如图4-2所示。