实战演练　合并邮件制作“传真”文档

前面介绍了如何进行邮件合并，下面通过实战演练，批量制作“传真”文档，介绍更为具体的操作。

\素材\第3章\传真.docx

\效果\第3章\传真.docx

Step 01　打开“新建地址列表”对话框

打开“传真”文档，在“开始邮件合并”组中单击“选择收件人”下拉按钮，选择“键入新列表”命令，打开“新建地址列表”对话框。

Step 02　添加字段名

在对话框中单击“自定义列”按钮，在打开的“自定义地址列表”对话框中依次添加“姓名”、“性别”、“公司”、“公司传真”4个字段名。

Step 03　建立数据源

在“新建地址列表”对话框中单击“新建条目”按钮新建6行，在“姓名”、“性别”、“公司”和“公司传真”各列中输入内容，单击“确定”按钮。

Step 04　保存数据表

打开“保存通讯录”对话框，在“文件名”文本框中输入要保存的文件名称“传真”，单击“保存”按钮，将其保存到“我的数据源”文件夹中。

Step 05　插入合并域

将文本插入点分别定位到文本“收件人：”、 “单位：”、“传真：”末尾，单击“插入合并域”按钮旁的下拉按钮，分别选择“姓名”、“公司”和“公司传真”选项。

Step 06　设置“性别”规则

将文本插入点定位到插入的“姓名”字段后，单击“规则”按钮，在其下拉菜单中选择“如果…那么…否则…”命令。

Step 07　完成“性别”规则设置

打开“插入Word域：IF”对话框，在“域名”下拉列表中选择“性别”选项，在“比较对象”文本框中输入文本“女”，然后在“则插入此文字”文本框中输入“女士”，在“否则插入此文字”文本框中输入“先生”，单击“确定”按钮。

Step 08　预览结果并完成制作

完成所有设置后，单击“预览结果”按钮，可预览合并情况，然后单击“完成并合并”下拉按钮，选择如何完成邮件合并，这里选择“编辑单个文档”命令，在对话框中单击“确定”按钮完成制作。

提示　Attention

发送电子邮件

选择如何进行邮件合并时，如果选择“发送电子邮件”命令，则需要在建立数据源时建立邮件地址列表。在打开的对话框中进行设置后，单击“确定”按钮，所制作的“传真”文档就以电子邮件的形式发送给接收者，如图3-29所示。