1.1　了解Office 2016的全新功能

Office 2016新增实用功能

Office 2016简洁的界面和触摸模式更加适合平板电脑等触屏设备，支持Windows 7操作系统及其之后的版本，并且在Windows 10操作系统上能获得最佳的性能体验。那么，Office 2016除了在界面风格上有较大的改变外，还增加了哪些功能呢？

1.1.1　OneDrive云服务整合，协作更简单

OneDrive是由微软公司推出的一项云存储服务，可以通过用户的Microsoft账户进行登录，上传自己的图片、文档等到OneDrive中。

Office 2016与OneDrive网盘服务紧密结合，在各大组件中都可以看到OneDrive或Microsoft账号的身影。登录OneDrive云端需要用户具有Microsoft账户，具体操作如下。

操作演练：登录到OneDrive云端

Step 01　单击超链接

打开Office的任意组件，以Word为例，在窗口的右上角单击“登录以充分利用Office”超链接。

Step 02　选择登录方式

在打开的“登录”对话框中，输入用于登录的账户，单击“下一步”按钮。

Step 03　登录账户

在打开的对话框中，输入登录密码，单击“登录”按钮即可登录。

提示　Attention

Microsoft账户

Microsoft账户可以是Hotmail账户、OneDrive账户、Xbox LIVE账户或者Windows Phone账户，用户可直接申请这些账户进行登录。

登录OneDrive云端后，即可将文档保存到云端，或者从云端打开文档进行编辑，做到无论在何时何地，都可以使用Office 2016处理各种文档。

Office 2016继承了账号管理功能，在登录界面既可以登录用户账户，也可以申请用户账户，在登录界面单击“立即注册”超链接，根据提示即可申请用户账户，如图1-1所示。登录过一次账户后，每次打开Office组件时，用户账户都会自动登录，如图1-2所示。

1.1.2　多彩新主题

Office 2016的主题得到了更新，加入了更多色彩丰富的主题供用户选择。新的界面设计名叫“Colorful”，风格与“Modern”应用类似，而之前默认主题名叫“White”，用户可在“文件/账户/Office主题”下拉列表中，选择自己偏好的主题风格，如图1-3所示。

1.1.3　跨平台的通用应用

在2016版的Word、Excel、PowerPoint、Outlook、OneNote及OneDrive等组件发布之后，无论用户使用的是Android手机/平板电脑、iPhone、iPad或Windows笔记本电脑/台式机等平台或设备，都可以获得非常相似的操作。图1-4所示为Windows平台与手机平台中的OneDrive登录界面。

1.1.4　Office助手回归

之前的Office助手虽然很“萌”，但有时会让用户觉得很“讨厌”。而在Office 2016中，微软将带来Office助手的升级版——Tell Me。它可在用户使用Office的过程当中提供帮助。例如，将图片添加至文档，或解决其他故障问题等。该功能并没有虚拟化存在，而是和传统搜索栏一样，置于文档的表面，以供用户随时使用，如图1-5所示。

1.1.5　Office 2016的常用组件

Office 2016不仅对云服务OneDrive进行了整合，采用更多的方式共享文件，其他各大组件也有相应的新功能。

1.Word 2016

Word是文档创建和编辑的常用工具，使用Word 2016更能让文档的创建和编辑操作发挥事半功倍的效果。新版本的Word具有用户所熟悉的所有功能和特性，同时还提供了一些新的功能和增强功能。

◆　实时协作

如果用户在OneDrive或SharePoint中在线存储文档，然后将它与使用Word 2016或Word Online的同事共享，则可以在其他人对文档进行更改时查看这些更改。

在线存储文档之后，单击“共享”可生成链接或电子邮件邀请。那么同事打开文档并同意自动共享更改之后，用户可实时查看其工作，图1-6所示为实时查看共享文档与获取共享链接。

◆　有关所处理的内容的相关信息

由必应提供支持的智能查找将信息检索直接引入了Word 2016。当用户选择字词或短语时，在其上右击，然后选择“智能查找”命令，单击“了解”按钮就会打开，其中包含来自Web的定义、Wiki文章和最相关的搜索，如图1-7所示。

◆　共享更简单

在Word 2016的文档界面中，单击“共享”下拉按钮，可以直接从Word在SharePoint、OneDrive或OneDrive for Business上与他人共享自己的文档，或以电子邮件附件的形式发送副本，如图1-8所示。

2.Excel 2016

Excel是制作表格和数据处理的常用工具，Excel 2016的界面更为简洁，并为用户设计了大量的模板。除此之外，Excel 2016还新增了大量功能，如多种新图表类型、获取和转换（查询）、更改图表颜色、Excel快速分析、Excel快速填充等功能，下面分别进行简单的介绍。

◆　多种新图表类型

在Excel 2016中，添加了多种新图表，分别是树状图、旭日图、直方图、箱形图、瀑布图等，从而帮助用户创建财务或分层信息的一些最常用的数据可视化，以及显示数据中的统计属性，如图1-9所示。

◆　获取和转换（查询）

Excel 2016内置的获取和转换（查询）功能，可以让用户轻松快速地查找所需的所有数据，并将其导入一个位置中。最直接的理解就是：在指定文件中获取到查询的记录并调入Excel中。

用户可以从“数据”选项卡上的“获取和转换”工具组中使用这些功能，如图1-10所示。

◆　默认形状样式

在Excel 2016中，引入新的“预设”样式，使得默认形状的数量和样式变得更加丰富，如图1-11所示。

◆　快速形状格式

Excel凭借其灵活且功能强大的分析体验而闻名。在Excel 2016中，这种体验通过引入Power Pivot和数据模型得到显著增强，从而使用户能够跨数据轻松构建复杂的模型。同时，通过度量值和KPI增强数据模型，可对数百万行进行高速计算。

下面是Excel 2016中的数据透视图表一些实用的增强功能，这些功能让用户将更少的精力用于管理数据，而将更多的精力用于揭示重要见解。

●　在工作簿数据模型的各个表之间发现并自动创建关系。

●　自动检测与时间相关的字段（年、季度、月）并进行分组，从而有助于以更强大的方式使用这些字段。

●　可直接在数据透视表字段列表中进行创建、编辑和删除自定义度量值，从而可在需要添加其他计算来进行分析时节省大量时间。

●　数据透视图向下钻取按钮，可以跨时间分组和数据中的其他层次结构进行放大和缩小。

3.PowerPoint 2016

PowerPoint可以制作集文字、图形、图像、声音及视频剪辑等多媒体元素于一体的演示文稿。

新版本的PowerPoint应用了Office的全新界面，添加了更多的模板，能轻松与他人共享和协作。除此之外，还修改了设计功能，可以直观地设计精美的演示文稿，改进了“演示者视图”工具，展现更具专业素质的演示，下面介绍一些改进的具体内容。

◆　更丰富的切换效果

PowerPoint 2016的“切换”选项卡中新增了许多华丽的幻灯片切换效果，这些切换效果包括真实三维空间中的动作路径和旋转，通过这些效果可以使幻灯片拥有与Flash一样的3D效果，如图1-12所示。

◆　PowerPoint设计器

PowerPoint设计器是PowerPoint 2016新增的一项功能，通过该功能，程序自动根据用户的内容生成多种多样的构想，方便用户从中选择。对于设计水平较差的用户而言，这项功能非常实用。当用户添加照片或其他独特的可视内容时，程序会自动打开设计器窗口，在其中即可查看到生成的多种构想方法。

◆　增加屏幕录制功能

对于从事培训和教学的用户而言，通过录制教学视频来复制教学可以提高工作效率。而PowerPoint 2016中新增加的屏幕录制功能，不仅可以方便地对指定的屏幕区域的操作过程进行录制，而且还可方便地将录制好的内容插入幻灯片中。增加的屏幕录制功能位于“插入”选项卡的最右侧，如图1-13所示。

◆　增加墨迹书法功能

在PowerPoint 2016中还为用户提供了墨迹书法功能，只需在“审阅”选项卡的“墨迹”组中，单击“开始墨迹书写”按钮即可启动墨迹书法功能。该功能可以把PowerPoint 2016变成画图软件，在“墨迹”绘制完成后，还可将其转换为形状，大大方便了我们手动绘制不规则图形。图1-14所示为激活的“墨迹书写工具”选项卡。

4.Outlook 2016

Outlook可以用来收发电子邮件、管理联系人信息、写日记、安排日程、分配任务等，能够帮助用户有效地管理电子邮件，合理地安排时间和日程。

Outlook 2016中推出了智能联系人管理新功能，该项功能可以在邮件编辑界面的“收件人”和“抄送”区域给出建议E-mail地址，且以下拉列表的方式出现，其中的地址均为最近发送过邮件的常用邮箱。

该功能还可以分析出地址拼写错误，并给出正确的建议，防止用户把经常使用的地址输入错误。另外，Outlook 2016对于经常使用的联系人“组合”也有记忆功能。

同时，Outlook 2016的日历中加入了航班信息提示，不过这需要用户收到机票相关邮件后才会给出提示。当Outlook 2016自动搜索相关邮件的关键信息，就会将其加入日历中，以便对用户及时提醒。

Outlook 2016还可以预览邮件清单中的邮件，只需进行粗略查看，即可判断先阅读或处理哪些邮件，并在邮件清单中添加了一些实用命令，可将邮件加上标识或删除邮件，也可将邮件标记为已读取或未读取，如图1-15所示。

5.OneNote 2016

OneNote是目前使用范围最广的云笔记应用之一，不过OneNote 2016针对不同平台，所新增的功能却不尽相同。首先，对于Android用户来说，新版本的OneNote增加了悬浮按钮功能，能够在任何界面显示，只需轻击一下即可快速创建笔记，方便用户及时记录信息。

针对iPhone 6s和iPhone 6s Plus加入了3D Touch功能，用户只需在OneNote图标上使用3D Touch功能，便会出现快捷菜单，包括新建笔记及查看最近笔记。此外，新版iOS版OneNote还对iPad Pro的大尺寸屏幕进行了适配。

同时，针对Windows系统，OneNote 2016不仅增加了录音功能，还添加了来自YouTube、Vimeo和Office Mix Videos的视频。

6.Access 2016

Access是用于创建和管理数据库系统的软件，可在数据库中实现添加、删除、查询和统计数据的功能，也可以设计和生成报表。Access 2016也具备全新的界面风格，也包括与Word、Excel等组件已介绍到的新功能。

Access 2016也有一些自己独特的新功能，如可以利用SharePoint服务器或Office 365网站作为主机，建置精致的浏览器型数据库应用程序快速建立应用程序。Access 2016的内建监视都具备动作列，包括用于新增、编辑、储存和删除项目的按钮，可新增更多的按钮到此列，执行建置的任何自订宏，或者移除不想让他人使用的按钮。