3.3　知识讲解——快速输入数据

在Excel 2013中输入数据时，掌握一定的输入技巧，这样不仅能够保证输入数据的正确率，还可以大大提高工作效率。接下来介绍几种常用的数据输入技巧，如记忆式输入、在多个单元格中输入相同数据、填充数据等。

3.3.1　记忆式输入

默认情况下，Excel 2013自动开启“为单元格值启动记忆式键入”功能，将输入过的数据记录下来，在其下方单元格中再次输入相同的数据时，只需输入第一个汉字或第一个字符即可自动弹出之前输入的数据。使用“记忆式键入”功能输入数据的具体操作如下。

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Step01：在表格中输入相关内容，接着在B4单元格中输入“一”，如下图所示。

Step02：此时，B4单元格中就会显示之前输入的词组“一级医师”，如下图所示。然后按【Enter】键确认。

Step03：另一种记忆式输入方法是，选择要输入数据的单元格后，按住【Alt】键的同时按方向键【↓】；此时，在活动单元格下方将列出当前列中已经出现的数据，选择要输入的数据即可，如右图所示。

专家提示

单击“文件”按钮，选择“选项”命令，在弹出的“Excel选项”对话框中，单击“高级”选项卡，在“编辑选项”功能组中取消勾选“为单元格值启动记忆式键入”复选框，即可取消“记忆式键入”功能。

3.3.2　在多个单元格同时输入相同数据

在多个单元格中输入相同数据主要分为两种情况：一是在连续单元格输入相同数据；二是在不连续单元格输入相同数据。在多个单元格中输入相同数据的具体操作步骤如下。

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Step01：在多个连续单元格中输入相同内容。在B2单元格中输入文本内容后，将鼠标指针移动单元格的右下角，此时鼠标指针变成十字形状的填充柄，如下图所示。

Step02：按住填充柄不放，向下拖动鼠标，释放鼠标即可将相同数据填充到选中的单元格区域中，如下图所示。同样，也可以在同行的连续单元格中快速填充相同数据。

Step03：在不连续的单元格输入相同数据。按住【Ctrl】键不放，同时选中多个不连续的单元格，然后直接输入文本，如右图所示。

Step04：按【Ctrl+Enter】组合键，即可同时在选中的多个不连续单元格中输入相同的文本，如右图所示。

3.3.3　填充数据

使用Excel 2013中提供的快速填充数据功能可轻松输入相同和有规律的数据，并在一定程度上缩短工作时间，有效地提高工作效率。Excel 2013提供两种快速填充数据的方法：一种是使用功能区的“填充”命令进行填充，另一种是通过拖动控制柄自动填充。此外，为了让填充的数据符合需要，还可以自定义填充序列。

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1.使用“填充”命令填充数据

Excel 2013在“开始”选项卡的“编辑”组中提供了“填充”按钮，该按钮集成了“向下”、“向右”、“向上”、“向左”、“系列”、“两端对齐”和“快速填充”命令，用于在指定单元格中填充相同或有规律的数据。下面将通过使用“填充”命令填充数据，具体操作方法如下。

Step01：1　在A2单元格中输入需要的文本内容；2　在“开始”选项卡“编辑”组中单击“填充”下拉按钮；3　在弹出的下拉菜单中选择“序列”命令，如右图所示。

Step02：打开“序列”对话框，1　选中“列”单选按钮；2　选中“等差序列”单选按钮；3　在“步长值”文本框中输入“1”；4　在“终止值”文本框中输入“5”；5　单击“确定”按钮，如下图所示。

Step03：返回工作表，此时查看在目标列中已完成起始数据的等差序列填充，如下图所示。

知识拓展　可以进行填充的对象

在单元格中可以对数字、文本、日期、时间，以及同时带有文本和数字的数据等内容进行快速填充，使用快速填充方法能够提高输入数据的效率。

2.使用填充柄填充数据

将鼠标指针移动到选中单元格的右下角，出现一个十字形状的符号，这个符号就是填充柄。按住填充柄向上、下、左、右四个方向拖动，可以快速填充数据。通过填充柄填充数据的具体操作步骤如下。

Step01：1　在B2单元格中输入“2016年1月1日”，将鼠标指针移动到单元格的右下角，此时鼠标指针变成十字形状的填充柄；2　按住鼠标左键不放，向下拖动到B6单元格，如下图所示。

Step02：释放鼠标，即可在选中的单元格区域中按日步长为1的等差序列进行日期填充，如下图所示。

3.自定义填充序列

Excel 2013中提供的默认序列为等差序列和等比序列。当然，在工作表中有参照内容时，Excel 2013还能完成更为出色的序列填充方式。但在填充某些特殊的序列时，用户也只能通过“序列”对话框来自定义填充序列，以帮助Excel 2013识别出填充数据时需要替换的数据。自定义填充序列的具体操作方法如下。

Step01：在打开的工作簿中单击进入“文件”菜单界面，选择“选项”命令，如下图所示。

Step02：打开“Excel选项”对话框，1　单击“高级”选项卡；2　在右侧的“常规”栏中单击“编辑自定义列表”按钮，如下图所示。

Step03：打开“自定义序列”对话框，1　在“输入序列”列表框中输入需要定义的新序列；2　单击“添加”按钮将其添加到左侧列表框中；3　单击“确定”按钮，如下图所示。

Step04：返回“Excel选项”对话框，单击“确定”按钮，1　在C2单元格中输入“龙眼”，并选择该单元格；2　向下拖动控制柄至相应单元格，即可在这些单元格区域中按照自定义的序列填充数据，如下图所示。