1.3 工作簿与工作表

Excel 工作簿包含多种格式类型，保存一个新建的工作簿时，可以在【另存为】对话框中的【保存类型】下拉菜单中选择所需要保存的格式，如图1-18所示。

默认情况下，Excel 2010保存的文件类型为Excel工作簿（*.xlsx），除此之外，Excel还可以根据用户的需要被创建、保存为不同类型的文件。常用的Excel文件类型包括以下几种。

（1）启用宏的工作簿（.xlsm）

该类型文件用于存储包含VBA宏代码或Excel 4.0宏表的工作簿。

（2）模板文件（.xltx或.xltm）

模板是用来创建具有相同特征的工作簿或者工作表的模型。用户通过模板文件，能够让创建的工作簿或工作表具有自定义的颜色、文字样式、表格样式及显示设置等。模板文件的扩展名为“.xltx”。如果用户需要将VBA宏代码或Excel 4.0宏表存储在模板中，则需要保存为启用宏的模板文件类型，其扩展名为“.xltm”。

（3）加载宏文件（.xlam）

加载宏是一些包含了Excel扩展功能的程序，既包含Excel自带的分析工具库、规划求解等，也包含用户创建的自定义函数等程序。加载宏文件就是包含了这些程序的文件。通过移植加载宏文件，用户可以在不同的计算机上使用加载宏程序。

（4）工作区文件（.xlw）

在用 Excel 处理较为复杂的工作时，往往会同时打开多个工作簿文件，可以通过保存工作区的功能来实现下一次继续该工作时再次打开之前的这些工作簿。能够保存用户当前打开工作簿状态的文件就是工作区文件（.xlw）。

（5）网页文件（.mht或.htm）

Excel可以从网页中获取数据，也可以将包含数据的表格保存为网页格式的发布。Excel保存的网页文件分为单个文件的网页（.mht）和普通的网页（.htm），这些由Excel创建的网页与普通的网页并不完全相同，其中包含了很多与Excel格式相关的信息。

用户除了能通过扩展名识别这些不同类型的文件之外，还可以根据文件图标对其进行区别，如图1-19所示。

1.3.1 创建工作簿

使用以下几种方法可以创建一个新的工作簿。

方法1 在Excel工作窗口中创建

如果从桌面快捷方式启动Excel，Excel就会自动创建一个名为“工作簿1”的空白工作簿。如果重复启动Excel，工作簿名称中的编号会依次增加。

也可以在已经打开的Excel窗口中，依次单击【文件】→【新建】，在可用模板列表中选择【空白工作簿】，单击右侧的【创建】按钮创建一个新工作簿，如图1-20所示。

在已经打开的Excel窗口中，按<Ctrl+N>组合键，也可以快速创建一个新工作簿。

用以上方法创建的工作簿，在用户没有保存之前只存在于内存中，没有实体文件存在。

方法2 在系统中创建工作簿文件

在Windows桌面或文件夹窗口的空白处单击鼠标右键，在弹出的快捷菜单中单击【新建】→【Microsoft Excel工作表】，可在当前位置创建一个新的Excel工作簿文件，且该文件处于重命名状态，如图1-21所示。

使用该命令创建的新Excel工作簿是一个存在于系统磁盘内的实体文件。

1.3.2 保存工作簿

用户新建的工作簿或重新编辑过的工作簿文件，要经过保存才能将其存储到磁盘空间里，用于以后的编辑和读取。在使用 Excel 的过程中，用户必须要养成良好的文件保存习惯，经常性的保存可以避免系统崩溃或突然断电造成的损失。对新建的工作簿，用户一定要先保存，然后再进行数据编辑录入。

保存工作簿的方法有以下几种。

（1）单击快速访问工具栏中的【保存】按钮。

（2）依次单击功能区中的【文件】→【保存】按钮或【另存为】按钮。

（3）按<Ctrl+S>组合键，或按<Shift+F12>组合键。

当工作簿被编辑修改，未经保存就被关闭时，Excel 会弹出提示信息，询问用户是否进行保存。单击【保存】按钮可以保存对该工作簿的更改，如图1-22所示。

对新建工作簿进行第一次保存时，系统会弹出【另存为】对话框，用户在该对话框左侧的列表框中可以选择文件存放的路径。然后在【文件名】文本框中为工作簿命名，在【保存类型】下拉框中选择文件保存的类型，最后单击【保存】按钮，如图1-23所示。

提示

【保存】和【另存为】命令的名称和作用接近，但在实际使用时还是有一定的区别。

对新建工作簿的首次保存，【保存】和【另存为】命令的作用完全相同。对之前已经保存过的现有工作簿，再次执行保存操作时，执行【保存】命令会直接将编辑修改后的内容保存到当前工作簿中，工作簿的文件名和保存路径都不会有任何变化；执行【另存为】命令则会打开【另存为】对话框，允许用户对文件名和保存路径重新进行设置，得到当前工作簿的副本。

1.3.3 打开现有工作簿

打开现有工作簿的方法如下。

（1）双击Excel工作簿文件的图标。

（2）在已打开的 Excel 工作簿中依次单击【文件】→【打开】命令，或按<Ctrl+O>组合键，弹出【打开】对话框。选择文件的存放路径，找到要打开的工作簿文件，选中文件后单击【打开】按钮，如图1-24所示。

1.3.4 关闭工作簿

用户结束工作后，可以通过以下几种方法关闭Excel工作簿，以释放计算机内存。

（1）依次单击【文件】→【关闭】命令。

（2）在键盘上按<Ctrl+W>组合键。

（3）单击工作簿窗口右上角的【关闭】按钮。

1.3.5 创建工作表

工作表是工作簿的必要组成部分，一个工作簿可以包含一个或多个工作表。工作表的创建方法通常情况下分为两种：一种是随着工作簿的创建而一同创建；另一种是在现有工作簿中创建新的工作表。

默认情况下，Excel 在创建工作簿时，会自动包含名为“Sheet1”“Sheet2”“Sheet3”的工作表。

在工作簿中创建新工作表的方法有以下几种。

方法1 单击【开始】选项卡，依次单击【插入】→【插入工作表】命令，如图1-25所示。这样可以在当前工作表左侧插入新工作表。

方法 2 选中工作表标签，单击鼠标右键，在弹出的快捷菜单中选择【插入】命令，在弹出的【插入】对话框中选中【工作表】，单击【确定】按钮，如图1-26所示。

方法 3 单击工作表标签右侧的【插入工作表】按钮，在工作表的最后插入新工作表，如图1-27所示。

方法4 在键盘上按<Shift+F11>组合键，可以在当前工作表左侧插入新工作表。

新创建的工作表，会依照现有工作表的数目自动编号命名。

1.3.6 重命名工作表

Excel工作表的名称默认使用“Sheet+序号”形式，在实际工作中，为了便于数据的管理维护，多数情况下需要重命名为能够概括该工作表内容的工作表名称，如“工资表”“销售费用表”“客户信息表”等。通常使用以下两种方法对工作表重命名。

方法1 用鼠标右键单击工作表标签，在弹出的快捷菜单中单击【重命名】命令。

方法2 双击工作表标签，直接输入新工作表名称。

1.3.7 移动或复制工作表

用户可以根据需要在当前工作簿中调整各个工作表的位置，也可以在当前工作簿或新建工作簿中创建工作表的副本。

常用方法是在当前工作表标签上单击鼠标右键，在弹出的快捷菜单中单击【移动或复制】命令，弹出【移动或复制工作表】对话框。在【工作簿】下拉列表中选择目标工作簿（默认为当前工作簿），也可以选择已经打开的其他工作簿或是新建工作簿。

在【工作表】列表框中，显示了指定工作簿中包含的所有工作表名称，单击工作表名称，选择移动或复制工作表的目标排列位置。

如果勾选【建立副本】复选框，则将建立一个与原工作表内容、格式、页面设置等完全一致的工作表，该工作表会自动重命名。单击【确定】按钮，完成移动或复制工作表的操作，如图1-28所示。

用户也可以直接拖动工作表标签，快速移动或复制工作表。

用户将鼠标指针移动到需要移动的工作表标签上，单击鼠标左键，此时将显示文档的图标，拖动鼠标将工作表移动到其他位置。

如图1-29所示，拖动Sheet2工作表标签至Sheet1工作表标签上方时，Sheet1工作表标签前会出现黑色三角箭头，表示工作表的移动插入位置，此时松开鼠标左键，即可把Sheet2工作表移动到Sheet1工作表之前。

如果在按住鼠标左键的同时再按下<Ctrl>键，则执行复制操作，鼠标指针下的文档图标上会增加一个“+”号，表示当前操作方式为复制，松开鼠标左键时，即可生成一个当前工作表的副本。该副本名称中会自动生成序号。

1.3.8 删除工作表

使用以下两种方法，可以将工作表删除。

方法1 单击【开始】选项卡，依次单击【删除】→【删除工作表】命令，如图1-30所示，即可删除当前工作表。

方法 2 将鼠标指针移至工作表标签，单击鼠标右键，在弹出的快捷菜单中单击【删除】命令，可删除选定的工作表，如图1-31所示。

工作簿中至少要包含一个可视工作表。当工作簿中只剩下一个工作表时，将无法删除该工作表。

提示

【删除工作表】命令不能撤销，如果用户不慎删除了工作表，可以马上关闭工作簿，此时将弹出“是否保存对工作簿的更改？”对话框，选择【不保存】，然后重新打开工作簿。

1.3.9 显示和隐藏工作表

对一些比较重要的数据，用户可以使用工作表的隐藏功能加以隐藏。将鼠标移至指针工作表标签，单击鼠标右键，在弹出的快捷菜单中选择【隐藏】命令，如图1-32所示。

一个工作簿内的工作表不能全部隐藏，要至少保留一个可见工作表。如果用户需要显示隐藏的工作表，通常使用以下方法。

选择工作表标签，单击鼠标右键，在弹出的快捷菜单中选择【取消隐藏】命令，在弹出的【取消隐藏】对话框中，选择要取消隐藏的工作表，单击【确定】按钮，如图1-33所示。

如果有多个隐藏的工作表，每次只能取消一个工作表的隐藏状态。