第一节　了解公文的概念

公文指的是公务文书。在行政工作中，公文起到了传达政令政策、实施管理、处理公务的作用，以保证各项事务能够正确、高效地进行。下面将简单地对公文的含义、分类、特点和作用进行介绍。

一、公文的含义

公文是机关团体、企事业单位在公务活动中形成的具有法定效力和规范体式的书面材料，是行政管理工作中不可替代的一种特殊的应用文体。在起草公文时，要根据工作需要确定公文文种，再根据不同的文种确定具体的公文内容。

二、公文的分类

一般来说公文可按照行文方向、行文方式、秘密程度与适用范围以及紧急程度进行分类。

（1）行文方向

按照行文方向来分，公文可分为上行文、下行文、平行文以及泛行文这四种。

● 上行文是指下级机关向上级机关报送的公文。例如报告、请示。

● 下行文与上行文相反，是上级机关向下属机关发送的公文。例如命令、决定、通知、批复等。

● 平行文主要是同一组织系统的同级机关或非同一组织系统的任何机关发送的公文。例如信函。

● 泛行文主要是面向社会，没有特定的主送机关和行文方向的公文。例如公告、公报、意见等。

（2）行文方式

按照行文方式来分，公文可分为逐级行文、越级行文、多级行文和直接行文这四种。

● 逐级行文是指向直接下级行文，也可以由直接下级根据本级机关具体情况提出贯彻执行的意见再向下一级机关转发公文，以此类推，直至基层。

● 越级行文是指超越直接上下级机关行文。一般指越过直接的上级或多层上级向更高一层上级直至中央行文。该行文只在一定条件下可实施。例如：遇到自然灾害等特殊的重大情况；多次向上级请示，长期未得到解决的重大问题；对直接上级机关或领导进行检举；上级领导或领导机关交办，指定越级直接上报的事项；对直接下级机关有争议，无法解决的重大问题；等等。

● 多级行文是根据需要向上下多级机关行文。

● 直接行文是同级或其他不相隶属的机关之间相互行文时采用的方式。行文不受系统归属与级别层次制约。

（3）秘密程度与适用范围

公文按秘密程度可分绝密、机密、秘密、普通四种。

● 绝密是指内容涉及最重要的国家秘密，一旦泄露会使国家的安全和利益遭受特别严重的损害的公文，最长期限30年。

● 机密是指内容涉及国家的重要秘密，泄露会使国家安全和利益遭受严重的损害，最长期限是20年。

● 秘密是指内容涉及一般的国家秘密，泄露会使国家安全和利益遭受损害，最长期限是10年。

● 普通是指内容不涉及任何国家秘密，可以在各级机关、各单位广泛传阅的公文。

公文按适用范围可分通用公文和专用公文两种。

● 通用公文是指各级机关和各类团体组织普遍使用的公文，包括法定公文以及其他常用的应用文。

● 专用公文是指一些具有专门职能的部门在其管辖的业务范围内使用的公文，如司法公文、科技公文、外交公文、财经公文等。这些公文是具有特定格式、专指内容的公文。

（4）紧急程度

紧急公文应当明确办理时限。承办部门对交办的公文应当及时办理，有明确办理时限要求的应当在规定时限内办理完毕。

公文按紧急程度可分特急、加急、常规三种。

● 特急是指事关重大而又十分紧急，要求以最快的速度形成、运转和办理的公文，时限为1天。

● 加急是指涉及重要工作需要快速形成、运转和办理的公文，时限为3天。

● 常规是指按照正常程序和速度形成、运转和办理的公文，时限为7天，最长不得超过15天。

三、公文的特点

公文作为一种特殊的应用文体，具有与一般文章截然不同的特点。

四、公文的作用

公文的性质、含义、特点等因素决定着公文的作用，具体体现为以下5个方面。

（1）领导指导

公文是上级机关对下级机关进行指导的重要工具和主要手段。党政领导机关可以通过决定、通知等下行公文指挥管理下级机关的工作。

（2）联系公务

公文是交流联系、传递信息的重要渠道。通过公文可联系上下级以及平级等机关单位，使信息或政令有效地流通或传达，促使工作有序进行。

（3）宣传教育

在制发公文时，要辅以必要的说明，以方便传达和贯彻政策的实施。其中，通报等类型的公文具有明显的宣传教育作用。

（4）凭证依据

公文作为处理公务的专用文书，具有法定效力。同时公文具备专业的管理与存档部门，是受文机关处理事务、开展工作的依据和凭证。

（5）规范言行

决定、命令等公文具有法规的性质，是一定范围内人们行为的规范和准则。这类文件一旦生效，就必须坚决执行，不得违反。